Contando, Comentando, Cuestionando

Probablemente es de todos conocida la relación existente dentro de un proyecto entre las variables trabajo, duración y unidades . Pero sé que en algunos casos produce confusión. La duración es el tiempo que hay entre el comienzo y el final de una tarea. El trabajo es el número de horas que dedican los recursos para completar la tarea. Las unidades es el porcentaje de tiempo que dedican los recursos a esa tarea. Entendiendo que el 100% es una dedicación exclusiva a esa tarea. Con un ejemplo, se entenderá bien. Deseo pintar una valla y un pintor experto me dice que tardará un día (entendiendo que con una jornada de 8 horas) Por lo tanto la duración es de 1 día, el pintor se dedica un 100% ( unidades en los términos de Project) y el trabajo resultante es de 8 horas. Por lo tanto, la ecuación es Trabajo = Duración x Unidades. Si recordamos las matemáticas de "cole", pronto sabremos que la Duración =  Trabajo/Unidades y Unidades = Trabajo /Duración. Siguiendo el ...

Para controlar el avance de un proyecto, todo el equipo de trabajo debe informar del trabajo realizado en forma de horas trabajadas y, según el modelo que se escoja, de horas restantes. Una vez enviada la actualización a su Jefe de Proyecto, éste las revisa y acepta o rechaza según sea el caso. Una vez que se publica el proyecto, la información está disponible para toda la organización. En el dibujo se muestra bien el proceso (Pulsa sobre la imagen para ampliarla)

En el marco de actuaciones de la Fundación para la Excelencia en la difusión de las mejores prácticas en Gestión del Conocimiento , en una reunión para el intercambio de experiencias sobre el tema, una de los aspectos de los que hablamos fue el de la Colaboración e introdujimos el tema sobre la Empresa 2.0. Desde un punto de vista más formal, la empresa 2.0 es la aplicación de las herramientas de la web 2.0 en el entorno empresarial. Desde el punto de vista de TDS Consultores , hemos traducido esta Empresa 2.0 en los siguientes ámbitos: En la relación con los clientes: Marketing RR. PP. Servicios de atención Comunicación promoción Internamente en la gestión del conocimiento: Comunicación Gestión departamental I+D+i Gestión de proyectos

Con perdón de Antoine de Saint Exupery por destrozar un mensaje tan bonito, en el caso del seguimiento de los proyectos, lo esencial debe ser también evidente. Observemos este ejemplo: Si, por ejemplo, observamos los proyectos Demo_0 y Demo_1 , a primera vista no se observa nada anormal. Son proyectos que se inician un 15-02-10 y al día 16-02-10 ya están completadas dos jornadas. El porcentaje completado es diferente y la fecha de finalización también (22-02 y 19-02 respectivamente). Observermos de nuevo los mismos proyectos pero usando otra vista del Centro de Proyectos: Seguimos viendo los mismos proyectos, pero ¡CUIDADO¡ La fecha prevista para finalizar era la misma y sin embargo, en el Demo_0 vamos a demorarnos. Se observa muy bien en el diagrama de Gantt . Cada proyecto tiene dos barras. La inferior, de negro, es la duración prevista. La superior, en negro lo ya realizado y en azul lo pendiente. Se observa fácilmente que dos proyectos iguales, con la misma du...

Deanna Reynolds , instructora técnica y autora de libros oficiales de Microsoft, hace una reflexión en el libro de preparación para la certificación oficial de Microsoft que es muy interesante, " para una total comprensión de como trabaja Office Project, deberían tenerse unos conocimientos básicos de la teoría de la gestión de proyectos ". Ciertamente, Office Project está basado en las mejores prácticas mostradas en la guía del PMBOK . Tampoco es necesario estar certificados por el PMI  para trabajar con Project, simplemente hay que tener las nociones básicas claras. Esto reduce la curva de aprendizaje y lo que es más importante, mejora nuestra gestión de los proyectos. De nada sirve tener una poderosa herramienta como Project Server si no sabemos que podemos hacer con ella. Poco a poco.

La mayoría de los ejecutivos o gerentes van a repetir a lo largo del día (y de las semanas, de los meses,...) las siguientes preguntas: ¿ Cuánto falta para terminar? y ¿ Cuánto me va a costar esto? Y yo pregunto ¿ cuantos de vosotros podéis contestar inmediatamente con datos fiables? Si gestionáis más de un proyecto simultáneamente, diría que la gran mayoría necesitareis consultar varias hojas de Excel, el ERP y hacer un par de llamadas. Con Project Web Access no sólo podéis contestar inmediatamente, sino que os vais a ahorrar la contestación. Con un punto de acceso a Internet y un explorador Web, los gerentes/ejecutivos pueden consultar el estado de los proyectos sin preguntar. Las vistas de este Centro de Proyectos  pueden ser con indicadores como el de la imagen, con el porcentaje de avance, con el coste actual o cualquier otra vista de la cartera de proyectos que necesitemos. Ya podemos respirar y seguir gestionando los proyectos.

A través del blog de Jorge Puig y el equipo de Project en español he sabido de este webcast. Gestión de proyectos de IT con Microsoft Project Idioma : Español. Audiencia : Administrador de IT. Duración : 60 Minutos Fecha de Inicio : jueves, 18 de febrero de 2010 16:00 Madrid Información general del Evento Aprenderemos a planificar proyectos y a gestionar bien nuestros recursos, dando la mejor solución a las sobreasignaciones. Veremos cómo hacer el seguimiento de nuestros proyectos con la ayuda de Microsoft Project. Mostraremos algunos trucos que nos ayudaran a gestionar mejor nuestros proyectos . Ponente Vicente Rubio Peinado. Consultor de Soluciones Microsoft Project y Visio en AIC. Inscríbete y nos vemos allí.

Tranquilos, no es que se hay ido nadie a tomar café. Sin embargo, éste es uno de los grandes problemas que tenemos en la gestión de proyectos, ¿en qué proyectos están ocupados mis recursos? Es algo habitual ejecutar proyectos simultáneos en la empresa. Y normalmente disponemos de personas que pueden ser utilizados por diferentes jefes de proyecto. Esto es un caos sin una visión del conjunto de los recursos. Esto lo resuelve con facilidad el EPM de Microsoft, Project Server . Y podemos verlo desde el entorno Web con el Project Web Access o desde la aplicación de escritorio Office Project . En el primer caso, desde el centro de recursos puedo acceder a ver la disponibilidad de los recursos que yo seleccione. En la imagen he seleccionado 5 recursos, cada uno de ellos representados con un color. En el eje de abcisas ("x") se representan los días y en el de las ordenadas ("y") el sumatorio de horas por día. Como son 5 recursos con una capacidad de 8 horas de traba...

A menudo olvidamos todos los aspectos que concurren en un proyecto. Tendemos a ver el proyecto según nuestro papel en él, sin pensar todas las dimensiones que alcanza un proyecto empresarial. Dimensión técnica: Dado que el fin último es obtener un producto o servicio, esta dimensión debe garantizar que todas las necesidades del cliente son satisfechas. Dimensión económica : durante la vida del proyecto se incurren en unos gastos que deben estar enmarcados en lo razonable para que sean rentables. Dimensión comercial: Todo proyecto proporciona una imagen ante el cliente, por lo que puede afectar a potenciales clientes y nos posiciona ante la competencia. Dimensión estratégica : Además de una rentabilidad puntual, los proyectos deberían permitir que sigamos compitiendo en el mercado, en las mejores condiciones posibles y durante el mayor tiempo posible. Project Server nos ayuda a tener en cuenta todos estos aspectos sin morir en el intento. De esto es lo que van a tratar mis e...

No le digas a mi madre que soy consultor nace de la necesidad de proclamar que, a pesar de nosotros mismos, los consultores también podemos aportar cosas al mundo empresarial. No sólo sabemos hacer presentaciones en PowerPoint. A veces decimos cosas interesantes. En mi caso, hablaré de Project y SharePoint Server, a partir de mi experiencia en TDS Consultores . Desde el punto de vista de usuario y consultor, ya que artículos y blogs técnicos hay a millares y todos ellos de calidad. Espero que sirva de algo, al menos para entreteneros.